Projet CARAmèls: bulletin d’étape

Par Edgar Lejeune, chercheur postdoctorant au laboratoire TEMOS, projet CARAmèls – Comprendre les administrateurs et leurs relations à leurs mèls

Le projet de recherche CARAmèls a été initié en novembre 2021 au sein du laboratoire TEMOS, sous la direction de Patrice Marcilloux et de Bénédicte Grailles. Dans ce cadre, je me propose d’étudier le comportement des utilisateurs de messageries électroniques occupant des postes stratégiques dans des collectivités publiques, tant du point de vue de l’organisation, de la conservation et de l’élimination de leurs courriels. Cette recherche s’inscrit plus largement dans l’étude des pratiques des producteurs d’archives publiques, étant entendu que les mails doivent réglementairement être versés aux Archives nationales ou départementales et sont potentiellement constitutifs du patrimoine national.

Source : publicité de 2011 pour le Barracuda Message Archiver, solution hardware proposée par l’entreprise spécialiste des solutions de sécurité et d’archivage Barracuda Networks, créée en 2003.

De par son sujet, le projet CARAmèls s’inscrit ainsi à la jonction de plusieurs champs de recherche. Les emails et leurs utilisateurs ont en effet été étudiés sous plusieurs angles depuis une vingtaine d’années (santé au travail, bonnes pratiques à mettre en œuvre,, usages et effets dans différents milieux professionnels, dimensions techniques de l’archivage). À l’exception de quelques rares travaux sur l’utilisation des emails dans le monde académique, la majeure partie de la littérature concerne le secteur privé et le monde de l’entreprise (voir bibliographie). Une vaste littérature en français concerne notamment l’utilisation des messageries électroniques chez les cadres. À ce titre, une série de travaux, menés par Bénédicte Geffroy, Sophie Bretesché et François de Corbière a notamment abouti en 2018 à la publication d’un livre capital pour le sujet : E-bureaucratie : le travail emmailé des cadres.
Un autre pan des travaux en lien direct avec notre sujet est constitué par la littérature technique sur l’archivage électronique, et plus particulièrement l’archivage des emails. Plusieurs rapports ont été produits dans le monde anglo-saxon depuis la fin des années 2000. En 2018, Christopher Prom dirige la réalisation d’un nouveau rapport sur l’archivage des emails. Dans l’introduction, les auteurs insistent sur plusieurs éléments clefs pour notre enquête. Le premier concerne la surabondance de l’utilisation des emails. Avec 2,6 milliards d’utilisateurs et en moyenne 215 milliards d’emails échangés chaque jour dans le monde, ce mode de communication est devenu l’un, si ce n’est le principal moyen de communication pour les activités professionnelles. Le deuxième élément sur lequel insiste ce rapport concerne l’intérêt de ce type de documentation pour les historiens. En effet, en se substituant aux correspondances papiers, sources de tant de recherche en histoire politique, en histoire sociale ou en histoire des sciences, les emails constituent dès aujourd’hui des sources indispensables pour étudier le très contemporain.
Ce bref état de l’art montre les nombreux défis techniques et intellectuelles qui se posent à la communauté des archivistes et des chercheurs intéressés par ce sujet. Tout d’abord, parmi la masse d’email produits dans un contexte donné, lesquels faut-il sélectionner ? Faut-il archiver tous les messages électroniques d’une institution donnée ? Ou choisir seulement certaines messageries ? Si oui, lesquelles choisir ? Et comment justifier de ce choix ? Ensuite, faut-il conserver tous les emails d’une boîte mail donnée ou en sélectionner certains ?  Si oui, comment les sélectionner ?

Le projet CARAmèls se propose de rechercher l’existence de profils d’utilisateurs des messageries électroniques, dans le but d’alimenter l’expertise des archivistes dans leurs opérations d’évaluation des messageries électroniques à sélectionner au moment de la collecte. Cette recherche entend également identifier et décrire certaines pratiques à même d’aider les archivistes à avancer dans la résolution de problèmes techniques plus spécifiques, comme la pérennisation des pièces jointes ou la restitution des fils de discussion.
Pour mener cette enquête, la méthodologie établie consiste à mener une série d’entretiens semi-directifs auprès d’administrateurs occupant des postes dits stratégiques. Depuis novembre 2021, une quinzaine d’entretiens ont été menés auprès de chefs et cheffes de bureau, de directeurs et directrices, de sous-directeurs et sous-directrices, de membres de cabinets ministériels, de membres de conseil municipal et d’inspecteurs généraux. Sur la base de ce travail, il est possible de dégager trois pistes de recherches qui seront explorées pendant les six prochains mois.

La première d’entre elles concerne le statut des écrits mails en tant que medium de communication. Depuis 2015, des chercheurs comme Bretesché, de Corbière et Geoffroy ont insisté sur l’existence d’un brouillage entre écrits formels et écrits informels dans les communications par mail. Comment définir cette différence ? Et comment celle-ci a pu évoluer au cours des dernières années au sein des administrations publiques ? Quels sont les canaux de communication privilégiés des administrateurs, en fonction des services auxquels ils appartiennent, du type de message qu’ils entendent faire passer, de leurs positions hiérarchiques et de leurs interlocuteurs ? Et comment le choix du canal de communication influence-t-il le statut des messages, leurs caractères formels ou informels, etc. ? Enfin, comment le mail fait-il autorité ? Le passage de l’écrit papier à l’écrit électronique entraîne un bouleversement des modalités d’échanges entre les membres des administrations, alors même que les tâches et les missions de ces agents n’ont que peu évolué. Dès lors, quelles places prennent les écrits mails dans les chaînes de décision des administrations ?
La deuxième piste de recherche sur laquelle porte notre étude concerne les usages de la messagerie électronique comme outil central de l’organisation du travail des cadres des collectivités publiques (carnet de commandes, carnet d’adresses, agenda et outil de communication). Comment les agents gèrent-ils les très nombreux messages reçus chaque jour ? Comment priorisent-ils les demandes à traiter ? Procèdent-ils au classement de leurs messages, et si oui, dans quel but et selon quelle logique ? Sur ce point, les premiers résultats de notre enquête semblent faire la part belle à l’existence de très nombreuses idiosyncrasies. Toutefois, l’espoir d’identifier des profils demeurent si l’on se concentre sur une autre question tout aussi fondamentale : celle de l’utilisation de la messagerie en tant qu’outil de sauvegarde, de stockage des messages et des fichiers, c’est-à-dire, de la messagerie électronique en tant que mémoire du travail.
Une troisième piste de recherche a encore pu être dégagée sur la base des premiers entretiens menés jusqu’ici. Elle concerne le rapport des interviewés à leur messagerie électronique considérée en tant qu’archives. Deux principaux types de pratiques nous permettent de caractériser des profils parmi les administrateurs. Le premier concerne les pratiques de destruction et de classement des emails, très souvent révélateur de cette tension entre le fait que la messagerie électronique soit un instrument personnel de travail et de communication, et le fait que les agents administratifs soient des producteurs d’archives publiques. Le deuxième type de pratiques concernent les activités de communication et de transmission des boîtes mails, aux archives ou/et aux collaborateurs, qui attestent, très concrètement, des réticences, des limites et des choix opérés par les agents quant à l’archivage de leurs messageries électroniques.

Les quelques pistes de recherche mentionnées ici ne sont bien entendu que provisoires. Elle montre toutefois l’intérêt du projet CARAmèls pour la communauté des chercheurs en sciences humaines et sociales et pour les archivistes. Pour les intéressés, un article présentant quelques-unes des conclusions de nos recherches est en cours de préparation et un rapport de recherche sera produit à l’issue du projet en novembre 2022.

Bearman, David. « Managing Electronic Mail ». Archives & Manuscripts, 1 mai 1994, 28‑50.
Bretesché, Sophie, Bénédicte Geffroy, et François de Corbière. E-bureaucratie : le travail emmailé des cadres. Paris, France: Presses des Mines, 2018.
Chaulet, Johann, et Caroline Datchary. « Adjusting one’s connection: Academic researchers grappling with their email ». Réseaux 186, no 4 (1 octobre 2014): 105‑40.
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